您现在的位置:首页 > 业务研究

医学装备“采购+审计”二合一是怎么回事?

发布时间:2017年08月25日09:06   

医学装备“采购+审计二合一是怎么回事?

来源:中国政府采购招标网

 

   医学装备是现代医疗机构开展医疗、教学、科研、应急救援等活动的物质基础,也是提高医院医疗质量的重要硬件支撑;医学装备管理的信息化是医疗卫生行业发展的必然趋势,贯穿于医院管理的全生命周期,其中采购是医学装备管理工作的首要环节。由于医学装备采购工作法规政策性强,涉及部门多,程序较复杂,且周期较长,各个环节的审计监督是一项复杂的工程,监管不到位可能存在采购风险和违规操作。因此,构建医学装备采购+审计综合管理系统,提高医学装备采购和审计监督的信息化水平具有重要意义,是保证采购工作依法合规、提高管理效率和节约管理成本的必要保证。

 

  据统计,目前医院的药品试剂和仪器设备、医用耗材、手术器械等医学装备的年采购支出约占医院年总支出的65%左右,其中医学装备所占的比重逐年上升。医学装备的采购与审计监管是医院管理中的重点,虽然采购与审计制度已经较为完善,但在实施过程中仍存在一些问题。

 

  一是采购流程复杂,效率低。采购流程涉及医务部门、医学工程科、财务部门和临床使用科室等部门,具有涉及部门多、工作流程复杂、工作量大等特点,对采购时效性要求较高的项目造成了一定困难。各环节的质量不容易控制,也是导致采购工作效率较低的客观因素。

 

  二是信息化手段滞后。采购过程的信息化手段普遍滞后,使用了大量纸质资料,如各科室上报的申请表单、项目招标文件、投标商资质、彩页、投标书等。纸质文件数量多、类型多样不利于采购文件的归档储存,对档案管理的要求越来越高。

 

  三是审计监管的能力较弱。目前的审计监管仍然停留在事后监督,对于部分违规行为无法及时发现和处理。同时,由于目前监管人员一般是通过抽查档案资料进行检查,往往无法对整个过程进行系统性检查,对于关联性材料难以进行统计分析,导致监管能力较弱,无法适应新形势下的监督管理要求。

 

  模块构建

 

  医学装备采购与审计监督管理系统是一套基于局域网络的信息化管理系统,可以对采购全过程进行无纸化操作,自动保存过程记录,优化了采购流程,具有专家库和供应商库管理功能。本系统具有审计监督以及风险管理的功能,可以控制和防范围标、串标以及恶意竞标事件的发生,提高了物资装备采购的合理性和规范性,降低了采购风险。

 

  系统基于C/S网络体系,即采用客户机/服务机体系,使用Windows XP以上操作系统作为开发平台,使用SQL Server 2005作为数据库管理系统,采用PowerBuilder 9作为开发语言。

 

  医学装备采购与审计监督的综合管理,包括专家库、供应商库的动态管理,支持多种评标方法的现场评审,含有审计与风险管理功能,具体由5个模块组成,分别为:计划申报与管理模块,专家库管理模块,供应商库管理模块,采购评审管理模块,审计与监督模块。

 

  计划申报与管理模块

 

  实现各临床科室网上申报装备采购计划,支持医院设备委员会、办公会成员网上评审、投票并自动生成结果,形成年度采购计划。

 

  专家库管理模块

 

  通过数据库管理系统为专家信息建库,利用交互系统进行管理,实现专家基础信息录入及专家的动态管理,根据专家擅长领域进行适当整理,并可实现在某一领域内评标专家随机抽取。专家入库前应通过申请、资格认定、入库培训、审批、备案以及定期培训考核等程序,提高了专家团队的整体素质。当专家库基数较大时,可以对专家进行分类管理。

 

  供应商库管理模块

 

  通过数据库管理系统为供应商信息建库,利用交互系统进行管理,实现供应商基础信息录入及供应商动态管理,自动推送招标信息,接受处理供应商投标请求,预审其公司资质、财务状态、信用度等,提高了供应商质量。

 

  采购评审管理模块

 

  包括分析价格评审模块、技术与商务评审模块,有评审专家现场打分、得分统计、排序等计算功能。首先在系统内部存入相关程序以便随时调用。在系统应用过程中,将相应权限与使用者匹配,评审时可以根据项目类型选择最低价法、性价比法或综合评分法等评审方法。例如,采用综合评分法评标时,满分100分,分价格、技术、商务等3个方面进行评审,评标专家现场打分后,及时统计出分项得分、总得分、平均分、排名、排序情况,可推荐候选中标方。该系统还可以设置不同限制条件,当符合废标条件时,会自动进行操作提示。

 

  审计监督模块

 

  具备一定的数据存储能力,实现各项目采购过程历史数据的查询和统计。可以分为审计模块和采购风险管理模块。审计模块由医院审计部门登录进行监管,查找是否有随意变更采购计划、超预算采购、不合理中标等情况,并可提出审计意见。采购风险管理模块可以由采购管理部门登记查询,通过对历史数据的查询与分析,按照项目名称、类型、供应商、使用部门等展开查询与统计。同时,实现对多家供应商的关联性分析,如通过对法人、股东组成、管理人等情况进行分析,可以查找关联供应商,分析有无可能存在围标、串标或恶意竞标等情况。

 

  工作流程

 

  常规采购流程复杂繁琐,实现采购信息化、自动化可以及时准确的对采购流程进行跟踪,极大程度地提高了工作效率。

 

  医学装备采购综合管理系统下的采购工作操作流程如下:首先,采购需求部门经过征求科室中心组成员意见后提出参数需求,参数需求由采购部门汇总并交相关领域专家论证后加以完善。其次,制定的招标文件应经过财务部门、医疗管理部门审核后进行发布。第三,评审专家的抽取应充分考虑随机性和专业性,抽取过程应有纪委或审计部门的监督,并做好抽取记录。第四,招标评审现场的组织是应重点关注的环节。医疗设备一般采用综合评分法进行评审,经济标得分直接由厂商开标价格计算得出,技术商务标得分由评审专家独立打分,最后综合两项得分后进行综合排序,总分最高的为候选中标方。应现场宣布排名并签字确认,充分做到公开、公平、公正,并可以有效减少厂商质疑。最后,应注意签订合同和招标的内容一致性以及过程资料的归档完整性,便于后续的内部审核和外部的监督检查。

 

  应用效果

 

  首先,通过医院医学工程科总体协调建立起采购管理系统,解决目前采购流程繁琐,涉及部门广,工作量大,审计监督不到位的问题,进一步实现采购的信息化、自动化,更加系统地对整个工作流程进行管理和监督。

 

  其次,根据“十三五”发展规划要求,医疗信息化、高性能医疗器械和生物医药已被确定为重点突破领域。电子信息的应用可以改善书面文件复杂、占用空间、不利于查询等工作且不易保存的实际问题,还将在提高采购招标效率和质量,保障其公平性、合理性等方面发挥重要作用。

 

  最后,尽管目前各个单位均在积极开发和引进物资采购系统,但是对于审计监督方面的设计缺乏。本系统的特点是立足于全方位、实时开展采购过程的审计监督,审计人员通过登录系统,可以全面掌握采购情况,及时发现和纠正问题。

 

  前景建议

 

  尽管软件系统设备较为完善,但是由于医学装备种类较为复杂,需要在实践应用中不断完善和补充。由于评价标准的科学性、操作人员的主观性与采购选择的特殊局限性等原因,提高采购质量和规范化程度不能完全依赖于管理体系。

 

  由于医学装备采购流程相对复杂,审计监督管理难度大,整个系统运作的时间跨度大、涉及面广,需要在管理和维护过程中不断完善配套制度并优化操作流程。

 

  医学装备采购与审计监督管理系统可以实现对医学装备采购与审计的系统化管理,简化工作流程,提高工作效率。通过审计和风险管理模块,提高了信息利用率,控制了采购风险。通过系统的应用使各部门联系更加紧密,流程更加清晰,全程掌握医学装备的采购情况,规避可能发生的违规操作。尽管目前医学装备管理的信息化水平已经有了较大的提升,但还应在系统结构、应用模块的设计开发以及后期管理维护等方面继续完善。总之,实现医学装备采购与审计监督综合管理的信息化十分必要,是今后医学装备采购管理发展的必然趋势。作者:张和华